Crear formularios en Access 2010

Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

• Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegación.
• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto formulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
•  Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse en Vista Diseño como la anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel de Navegación.
• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
• Navegación te permite crear un formulario dedicado a la navegación, que simula la estructura típica de menús de una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

•  Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de datos o el formulario dividido.

Crear una consulta en Access 2010

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

•   También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
  Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
  
  
  
  
  
  El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.
  
  
  Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.
  
  
  Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.
  
  
  Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:
  
  
  
  
  
  Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
  
  
  Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
  
  
  Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.
  
  
  Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

Crear una tabla de datos en Access 2010

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.
• Desde el grupo Plantillas también podemos acceder a Elementos de aplicación, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Sólo tendrás que rellenarla con sus datos

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones.

Otra forma rápida de llegar a la Vista Diseño es haciendo clic en el botón de la barra de estado inferior. También en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botón Ver > Vista Diseño, en la pestaña Campos de las Herramientas de tabla.

Aparecerá la Vista Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitirá el campo.

Como crear una base de datos en Access 2010

Para crear una nueva base de datos debemos:

• Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo

 Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla.

• Elijas la opción que elijas, un poco más a la derecha verás un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicación de la nueva base de datos. Ésto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

•  Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

De entrada sólo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.

Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

Características de Access 2010

• Comience más rápida y fácilmente que nunca
•  Cree una ubicación central para sus datos
• Obtenga acceso a la aplicación, los datos o los formularios prácticamente desde cualquier lugar
• Aplique diseños profesionales en la base de datos de Access
• Agregue navegación a la base de datos mediante la funcionalidad de arrastrar y colocar
• Realice el trabajo de manera más rápida y sencilla
• Construya expresiones sin esfuerzo mediante IntelliSense
• Diseñe las macros más rápidamente que nunca
• Convierta partes de la base de datos en plantillas reutilizables
• Integre los datos de Access con contenido web en directo

Formularios

Para crear un formulario tenemos varías opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
•  Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
•  Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
• Gráficos dinámicos  abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.

¿Que es una consulta? y tipos de consulta

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Tipos de consultas:

•  Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
• Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
• Consultas específicas de SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.