Para crear
una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
- El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir
directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la
columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
- Vista diseño es el método que detallaremos en
esta unidad didáctica.
- Plantillas de tabla crea una tabla de entre un
listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que
rellenarla con sus datos.
- Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio
SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o
tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.
Explicaremos
a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas
columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma
rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña
Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de
estado:
Aparecerá la
vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña
tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la
tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A
continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la
tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila)
de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte
inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que
estamos definiendo.
Y a la derecha
tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer.
Vamos
rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la
tabla
En la primera
fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al
tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos
cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de
la derecha y elegir otro tipo.
Observa como
una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de
la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder
indicar más características del campo, características que veremos con detalle
en la unidad temática siguiente.
A
continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla
Esta tercera
columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que
tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este
cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el
proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la
tabla.
Para crear un formulario tenemos varias opciones.
